Выравнивание остатков – требования ЕГАИС

Выравнивание остатков – требования ЕГАИС

Помарочный учет стал символом 2018 года для производителей и продавцов алкогольной продукции. Это требование, по утверждению Росалкогольрегулирования, позволит контролировать движение каждой единицы товара (бутылки) от производителя к покупателю, что, в свою очередь, устранит возможность появления контрафактной продукции – в подавляющем большинстве случаев.

Планировалось поэтапное внедрение, до того момента, пока не наступило 1 июля этого года и не закончится предпоследний этап под названием «переходный».

Выравнивание остатков по версии 3.0

Теперь списание крепких алкогольных продуктов нужно проводить с обязательной фиксацией помарочного кода, присвоенного каждой отдельной бутылке. Это должны выполнять как обычные торговые точки, так и предприятия общественного питания.

Оба регистра (№1 и №2) подлежат дополнительной проверке, о которой заявляет Росалкогольрегулирование – фиксация кодов с ФСМ/АМ, присвоенным каждой бутылке, при этом обязательна. Немаркированная продукция списывается так же, как это было в версии 2.0.

Как это работает

Таким образом, если вы не указываете кодов с акцизных марок, то теперь уже не можете оправить в ЕГАИС информацию о расходе крепких алкогольных напитков. Для списания используется двумерный сканер штрих-кодов.

Зачем и как выравниваются остатки (теперь по-новому)

Остатки списываются в случаях, когда продукты реализуются с магазинного прилавка или со склада.

Остатки выравниваются в ЕГАИС при обнаружении расхождений с торговой точкой. В таком случае составляются акты:

• списания – если в магазине продукции меньше, чем учтено в ЕГАИС;
• постановки на баланс – в противоположном случае.

По каким причинам могут быть расхождения

1. При передаче данных возникли технические проблемы (отсутствие электричества, интернета и др), приведшие к сбою.
2. Реализация товара прошла вне кассы.

В таких случаях можно выполнить разные действия:

• Списание и постановка на баланс в автоматическом режиме.
• Корректировка данных вручную.

Принятие определенного решения будет зависеть от простоты его реализации. Например, функциональность внедренного ПО может повлиять на выбор предпочтительного варианта. Об этом поговорим отдельно.

Оно в общей сложности делится на две категории, выбор которых зависит от бюджета и требований к торговому процессу:

• С минимальными функциональными возможностями, необходимыми для работы. Документация, отправляемая в ЕГАИС, может формироваться автоматически. Это перемещение продукции, возврат/приемка ТТН, запрос остатков в Системе. А вот с дополнительной документацией придется повозиться вручную.
• С продвинутым функционалом. В компетенцию такого ПО входит автоматизация процесса производства, например, выравнивания остатков. Способность обрабатывать ТТН и выравнивать остатки есть далеко не у всех продуктов. Лишь четыре разработчика в России могут предложить подобные устройства.

Среди них - продукт LiteBox. Здесь выполнение подобных функций реализовано следующим образом:

Продукция, сопровождаемая ТТН, приходит на склад торговой точки. Ее продажа должна сопровождаться сменой регистра с №1 на №2. Выполнять эту операцию вручную весьма трудоемко, поэтому желательно автоматизировать процесс.

Лайтбокс предполагает две схемы работы в таком случае:

• Ведение учета в Регистре №2 перемещение в разряд «торговый зал» из разряда «склад организации» (Регистр №1) происходит сразу же после поступления в автоматизированной учетной системе LiteBox.
• Ведение учета в регистре «склад организации» работает таким образом: остатки сохраняются в №1, и перенесение реализованной продукции с №2 осуществляется по завершении смены и закрытии кассы. Параллельно с этим данные уходят в ЕГАИС.

Какой вариант удобен предпринимателю в каждом конкретном случае, к такому и прибегают. В общей сложности, вторая схема выгоднее при активных поставках и обязательстве возврата продукции поставщику.

Ручной и автоматизированный способы выравнивания остатков

С использованием продукта LiteBox работа происходит в следующем порядке:

Списание товара происходит «по причине реализации», данные при этом идут в Систему и получают там подтверждение. Показатели по количеству из ЕГАИС в устройстве LiteBox проставляются в документ инвентаризации, для чего здесь присутствуют 2 колонки, фиксирующие остатки:

• в учетной системе LiteBox;
• в ЕГАИС.

На факты излишек и недостачи происходит автоматическая реакция в виде актов списания и постановки на баланс соответственно.

Ручной способ

Для сверки остатков и последующей коррекции учета (при необходимости) нужно сделать:

1. Инвентаризацию магазина.
2. Запрос остатков в ЕГАИС в обоих регистрах.
3. Акт списания или постановки на баланс – в случае, если в Системе оказывается количество, превышающее или меньшее, чем на самом деле есть в магазине. Эти акты составляются вручную.

Все это весьма трудоемко и сложно, что замедляет весь процесс производства. Отсюда и выгода от оптимизации процесса с помощью его автоматизации. Поэтому и вариант приобретения ПО с расширенными функциональными возможностями является более предпочтительным.

Ожидания от ЕГАИС 3.0

Теперь при списании алкогольной продукции обязательно указание ее помарочного кода. Если этого не случается и код не просканирован, то списание в ЕГАИС не проходит. Если раньше можно было отметить причину списания как «реализация» в акте, то сегодня такой способ уже невозможен. Остается только вариант «другие причины», а он может применяться в весьма ограниченном количестве случаев. В любом случае, это вызывает подозрения при неоднократном повторении, что влечет за собой проверку и штрафные санкции.

Фиксация помарочного кода теперь ведется не только при реализации, но и поступлении товара на склад. Для такого учета введены документы, отформатированные согласно версии 3.0. Также создан Регистр №3, действующий отдельно для каждой единицы продукции (бутылки). Регистр №2 при этом выходит из употребления.

Итоги

Для организаций, занимающихся розничной торговлей, весьма актуальна реализация оприходования/списания алкогольной продукции при появлении расхождений с данными в ЕГАИС. Теперь все эти операции становятся невозможными без указания «личных» кодов на каждом товаре. Если обнаруживается неучтенный продукт, то корректировка в данном случае уже невозможна. Чтобы такого не случилось, необходимо правильно организовать учет предприятия, для чего необходимо внедрение специального ПО.